NASTYA DIACHKOVA
Чек-лист организации мероприятия: как правильно арендовать площадку и избежать проблем
Введение
Организация мероприятия в Москве всегда упирается в один решающий шаг — выбор площадки. Даже идеальный сценарий может рассыпаться, если локация выбрана поспешно. Чтобы этого избежать, я подготовил простой чек-лист с понятными шагами. Он поможет вам разобраться, как проходит организация мероприятия площадка, какие нюансы важно учесть и какие аренда площадки советы действительно работают в реальности, а не только на бумаге.
Организация мероприятия в Москве всегда упирается в один решающий шаг — выбор площадки. Даже идеальный сценарий может рассыпаться, если локация выбрана поспешно. Чтобы этого избежать, я подготовил простой чек-лист с понятными шагами. Он поможет вам разобраться, как проходит организация мероприятия площадка, какие нюансы важно учесть и какие аренда площадки советы действительно работают в реальности, а не только на бумаге.
1. Определите формат и цели заранее
Площадка должна соответствовать тому, ради чего вы собираете гостей.
Не «примерно», а точно.
Что нужно учитывать:
Совет:
Если вам нужна презентация или ужин высокого уровня — всегда уточняйте, как выглядит зал в базовой комплектации. Некоторые площадки дают минимальный набор, остальное — за доплату.
Площадка должна соответствовать тому, ради чего вы собираете гостей.
Не «примерно», а точно.
Что нужно учитывать:
- количество гостей (и реальное, и возможное +10–15%);
- формат: банкет, фуршет, концерт, презентация, деловое мероприятие;
- наличие сцены, света, звука — если требуется;
- ограничение по времени работы площадки.
Совет:
Если вам нужна презентация или ужин высокого уровня — всегда уточняйте, как выглядит зал в базовой комплектации. Некоторые площадки дают минимальный набор, остальное — за доплату.
2. Уточните технические возможности площадки
Тут чаще всего возникают неприятные сюрпризы.
Проверьте:
Тут чаще всего возникают неприятные сюрпризы.
Проверьте:
- есть ли отдельная комната для артистов или организаторов;
- доступна ли подгрузка оборудования без ограничений (например, на некоторых площадках строжайшие правила по мощности);
- где находятся электрика, розетки, точки подключения;
- нужна ли дополнительная шумоизоляция.
3. Продумайте логистику для гостей
Это пункт, который организаторы часто недооценивают.
Проверьте заранее:
Это пункт, который организаторы часто недооценивают.
Проверьте заранее:
- удобен ли подъезд;
- есть ли парковка, сколько мест, платная ли она;
- удобно ли добираться пешком от метро — особенно зимой или в дождь;
- есть ли лифты (актуально для этажных площадок и исторических зданий).
4. Изучите договор и ограничения
Площадки в Москве любят свои правила. И часто самые неприятные пункты там пишут мелким шрифтом.
На что обратить внимание:
Площадки в Москве любят свои правила. И часто самые неприятные пункты там пишут мелким шрифтом.
На что обратить внимание:
- штрафы за продление времени;
- ограничения по алкоголю и привозным напиткам;
- требования к подрядчикам: можно ли приводить своих декораторов, техническую команду и кондитера;
- порядок уборки после мероприятия;
- наличие страхового депозита.
5. Посетите площадку лично
Фото и видео — это хорошо. Но личный визит снимает 90% вопросов.
Во время просмотра проверьте:
Фото и видео — это хорошо. Но личный визит снимает 90% вопросов.
Во время просмотра проверьте:
- реальный размер зала, особенно если планируете декор;
- высоту потолков;
- состояние мебели и освещения;
- расстояние до туалетных комнат;
- качество звука внутри и шум извне.
6. Проверьте, кто будет персоналом в день мероприятия
У любого события есть «невидимый фронт» — администраторы, бар, официанты, техподдержка.
От них напрямую зависит, насколько гладко всё пройдет.
Важно уточнить:
У любого события есть «невидимый фронт» — администраторы, бар, официанты, техподдержка.
От них напрямую зависит, насколько гладко всё пройдет.
Важно уточнить:
- сколько сотрудников будет работать;
- есть ли закреплённый менеджер на весь вечер;
- кто отвечает за технические вопросы;
- говорят ли сотрудники на английском, если среди гостей есть иностранцы.
- 7. Финальный чек-лист перед подписанием договора
- Площадка подходит под формат и количество гостей.
- Локация удобна для всех приезжающих.
- Техника соответствует требованиям мероприятия.
- Договор прозрачен, скрытых затрат нет.
- Персонал подтверждён.
- Вы знаете, что включено в стоимость, а что оплачивается отдельно.
- Есть план B (на случай дождя, снега, пробок или любых «московских чудес»).
8. Когда стоит подключать профессионалов
Если времени мало, задача сложная или гости требовательные, лучше делегировать всю подготовку. Особенно если это:
Если времени мало, задача сложная или гости требовательные, лучше делегировать всю подготовку. Особенно если это:
- деловое мероприятие,
- закрытая презентация,
- камерная свадьба,
- ужин для VIP-гостей,
- крупный корпоратив.
- Это избавляет от ошибок и экономит время — и чаще всего бюджет..
- Заключение
- Правильная аренда площадки — это не про «красивый зал», а про систему. Когда вы знаете, какие шаги пройти, шанс столкнуться с проблемами стремится к нулю. А если в процессе потребуется помощь — мы подберём и проверим площадку, договоримся с администрацией и организуем весь вечер под ключ.
Меня зовут Настя Дьячкова — я основательница премиального консьерж-сервиса в Москве. Уже несколько лет мы помогаем организовывать премиальный досуг для тех, кто ценит точность, деликатность и безупречный результат.
⠀
Если вам нужен стол в ресторане, площадка под мероприятие, вип-комнаты в заведениях или билеты на международные шоу в один клик, — всё это уже есть моем списке услуг.
⠀
Если вам нужен стол в ресторане, площадка под мероприятие, вип-комнаты в заведениях или билеты на международные шоу в один клик, — всё это уже есть моем списке услуг.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСУГА ДЛЯ ПРЕМИУМ АУДИТОРИИ
НАСТЯ ДЬЯЧКОВА
Прайс-лист консьерж-услуг: VIP-бронирование ресторанов и клубов, аренда площадок, трансферы, организация мероприятий, бизнес-джетов и других эксклюзивных сервисов
Выбираете ресторан для делового ужина? Рассказываем, на что обратить внимание при бронировании вип-зала или кабинета в ресторане. Только проверенные решения.
Узнайте, как забронировать вип-комнаты в ресторанах Москвы на день рождения. Лучшие залы столицы без переплат и с индивидуальным подбором под ваш формат.
Консьерж-сервис Насти Дьячковой — ваш надежный партнер в организации премиум-досуга. Бронирование столов в лучших ресторанах Москвы, доступ в элитные ночные клубы, организация мероприятий и корпоративных событий.
Персональный подход, прямые связи с ресторанами и клубами, отсутствие абонплаты — узнайте, чем отличается консьерж-сервис Насти Дьячковой от других в Москве
Идеальная аренда VIP‑зала в Москве для успешных переговоров. Минимум забот — максимум эффективности.
Как выбрать VIP‑комнату: ресторан или ночной клуб? Обзор особенностей аренды, услуг консьерж‑сервиса и атмосферы VIP‑пространств Москвы.
Рассказываем о 7 типичных ошибках при аренде VIP-зала в Москве и как их избежать
